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IFC se prepara para implantar o uso de memorando eletrônico

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Cada vez mais o Instituto Federal Catarinense (IFC) tem usado a tecnologia a seu favor. Desde o início da implantação do Sistema Integrado de Gestão (SIG), em 2014, a instituição tem à disposição sistemas para gerenciar a vida administrativa, sendo eles: SIGAdmin, SIPAC, SIGRH, SIGAA, SIGEventos e SIGED.

Juntos, os módulos fazem parte de uma ação estratégica da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI), para dar agilidade, eficiência, transparência e eficácia aos procedimentos de gestão. Ainda em fase de implantação, gradativamente os módulos do SIG vão sendo lançados e disponibilizados para uso da comunidade IFC.

A partir do segundo semestre deste ano, estará disponível, para todos os servidores do IFC, o MEMORANDO ELETRÔNICO. Ele faz parte do módulo Protocolo e permitirá que todo servidor faça a movimentação de memorandos no ambiente virtual. Isso representa economia de papel, redução de gastos públicos, preservação ambiental no âmbito interno e externo, além de transparência, agilidade e rastreabilidade no âmbito interno da instituição.

A partir do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, a Presidência da República definiu o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo nos órgãos e nas entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Dessa forma, o IFC já está adequando ao SIG as necessidades previstas pelo referido decreto.

Segundo Plínio Garcia, analista de TI e responsável pela implantação do SIPAC, o Protocolo foi o primeiro módulo a ser implantado, e o memorando eletrônico faz parte dele. “É importante esclarecer que todo servidor está apto a criar um memorando no SIG, sendo que o nome de usuário e senha darão acesso para a criação, e a autenticidade do documento será feita pela chefia imediata/substituto, garantindo a sua finalidade legal”, diz ele.

Sobre isso, é fundamental reforçar que o nome de usuário e senha no SIG são individuais e intransferíveis. “No módulo de memorando eletrônico, o usuário pode cadastrar o documento, enviar e alterar, autenticar, consultar enviados, pendentes de recebimento, recebidos, e ainda fazer movimentações”, explica Plínio.

Após a criação do memorando eletrônico, a autenticação deste segue para a chefia imediata/substituto, sempre com alertas via e-mail. “Desta forma, o objetivo é deixarmos de usar o memorando físico e passarmos para o memorando eletrônico”, salienta o analista de TI.

E os números sequenciais?

A partir do momento em que a Reitoria do IFC emitir a autorização para uso do memorando eletrônico, ao clicar em Protocolo, no SIPAC, a aba Memorando aparecerá conforme a imagem abaixo.

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Com isso, o SIPAC gerará números sequenciais de memorando para cada unidade do IFC a partir do número 1. Os números atuais dos memorandos não serão incorporados ao sistema. “Estamos diante de dois tipos de comunicação: memorando (físico), que possui uma sequência numérica atual, e o memorando eletrônico, que passa a iniciar a sua contagem a partir do uso”, esclarece Plínio.

Outro ponto importante a ser esclarecido é sobre como se dá a comunicação via memorando: é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Sua característica principal é a agilidade.

A tramitação do memorando, em qualquer órgão, deve pautar-se na rapidez e na simplicidade de procedimentos burocráticos. Os memorandos eletrônicos são documentos digitais utilizados como mecanismo de comunicação entre as unidades da instituição. Cada memorando eletrônico possui uma numeração sequencial por unidade, reiniciada a cada ano; além disso, recebe um número de protocolo e, como qualquer documento cadastrado no SIPAC, pode ser adicionado a processos.

Confira mais sobre o memorando eletrônico AQUI.

Confira o Decreto nº 8.539 AQUI.

Texto: Cecom/Reitoria.

 Imagens: DTI/IFC.

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Esta notícia foi editada na quarta-feira, 22 de junho de 2016, às 12:45 por Nicole Trevisol.

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