Memorando eletrA?nico comeA�a a ser usado em 15 de agosto

Memorando-Para-SITEA partir do diaA�15 de agosto de 2016, todas as unidades doA�Instituto Federal Catarinense (IFC) passarA?o a utilizar o memorando eletrA?nico. A deliberaA�A?o ocorreu por meio da Ordem de ServiA�o nA? 066 de 27 de julho de 2016, que determina o uso desta nova ferramenta de comunicaA�A?o oficial entreA�as unidades da instituiA�A?o (Reitoria – campi, campi – Reitoria; campusA�- campus).

O memorando eletrA?nico A� uma ferramenta disponA�vel no MA?dulo Protocolo do Sistema Integrado de GestA?o (SIG). ComoA�consequA?ncia da Ordem de ServiA�o, o memorando impresso fica extinto em 15/08/2016.

Confira a Ordem de ServiA�o nA? 066 AQUI.

Para saber mais sobre essa funcionalidade, a Diretoria de Tecnologia da InformaA�A?o (DTI) disponibilizou uma videoaulaA�e diversos documentos que explicamA�o uso do memorando eletrA?nico.A�O acesso a esses materiais pode ser feito emA�http://dti.ifc.edu.br/manuais-memorando-eletronico/.

Mais informaA�A�es podem ser obtidas em dti.ifc.edu.br, diretamenteA�com a TI do seu campusA�ou, ainda, peloA�e-mail suporte@ifc.edu.br.

MAIS

Relembre, abaixo, uma reportagem, realizada pela Cecom/Reitoria, que trata especialmente do memorando eletrA?nico.

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IFC se prepara para implantar o uso de memorando eletrA?nico

Cada vez mais o Instituto Federal Catarinense (IFC) tem usado a tecnologia a seu favor. Desde o inA�cio da implantaA�A?o do Sistema Integrado de GestA?o (SIG), em 2014, a instituiA�A?o tem A� disposiA�A?o sistemas para gerenciar a vida administrativa, sendo eles: SIGAdmin, SIPAC, SIGRH, SIGAA, SIGEventos e SIGED.

Juntos, os mA?dulos fazem parte de uma aA�A?o estratA�gica da Diretoria de Tecnologia da InformaA�A?o (DTI), para dar agilidade, eficiA?ncia, transparA?ncia e eficA?cia aos procedimentos de gestA?o. Ainda em fase de implantaA�A?o, gradativamente os mA?dulos do SIG vA?o sendo lanA�ados e disponibilizados para uso da comunidade IFC.

A partir do segundo semestre deste ano, estarA? disponA�vel, para todos os servidores do IFC, o MEMORANDO ELETRA�NICO. Ele faz parte do mA?dulo Protocolo e permitirA? que todo servidor faA�a a movimentaA�A?o de memorandos no ambiente virtual. Isso representa economia de papel, reduA�A?o de gastos pA?blicos, preservaA�A?o ambiental no A?mbito interno e externo, alA�m de transparA?ncia, agilidade e rastreabilidade no A?mbito interno da instituiA�A?o.

A partir do Decreto nA? 8.539, de 8 de outubro de 2015, a PresidA?ncia da RepA?blica definiu o uso do meio eletrA?nico para a realizaA�A?o do processo administrativo nos A?rgA?os e nas entidades da administraA�A?o pA?blica federal direta, autA?rquica e fundacional. Dessa forma, o IFC jA? estA? adequando ao SIG as necessidades previstas pelo referido decreto.

Segundo PlA�nio Garcia, analista de TI e responsA?vel pela implantaA�A?o do SIPAC, o Protocolo foi o primeiro mA?dulo a ser implantado, e o memorando eletrA?nico faz parte dele. a�?A� importante esclarecer que todo servidor estA? apto a criar um memorando no SIG, sendo que o nome de usuA?rio e senha darA?o acesso para a criaA�A?o, e a autenticidade do documento serA?A�feita pela chefia imediata/substituto, garantindo a sua finalidade legala�?, diz ele.

Sobre isso, A� fundamental reforA�ar que o nome de usuA?rio e senha no SIG sA?o individuais e intransferA�veis. a�?No mA?dulo de memorando eletrA?nico, o usuA?rio pode cadastrar o documento, enviar e alterar, autenticar, consultar enviados, pendentes de recebimento, recebidos, eA�ainda fazer movimentaA�A�esa�?, explica PlA�nio.

ApA?s a criaA�A?o do memorando eletrA?nico, a autenticaA�A?o deste segue para a chefia imediata/substituto, sempre com alertas via e-mail. a�?Desta forma, o objetivo A� deixarmos de usar o memorando fA�sico e passarmos para o memorando eletrA?nicoa�?, salienta o analista de TI.

E os nA?meros sequenciais?

A partir do momento em que a Reitoria do IFC emitir a autorizaA�A?o para uso do memorando eletrA?nico, ao clicar em Protocolo, no SIPAC, a aba Memorando aparecerA? conforme a imagem abaixo.

tela_aba_memorando

Com isso, o SIPAC gerarA? nA?meros sequenciais de memorando para cada unidade do IFC a partir do nA?mero 1. Os nA?meros atuais dos memorandos nA?o serA?o incorporados ao sistema. a�?Estamos diante de dois tipos de comunicaA�A?o: memorando (fA�sico), que possui uma sequA?ncia numA�rica atual, e o memorando eletrA?nico, que passa a iniciar a sua contagem a partir do usoa�?, esclarece PlA�nio.

Outro ponto importante a ser esclarecidoA�A� sobre como se dA? a comunicaA�A?o via memorando: A� a modalidade de comunicaA�A?o entre unidades administrativas de um mesmo A?rgA?o, que podem estar hierarquicamente em mesmo nA�vel ou em nA�veis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicaA�A?o eminentemente interna. Sua caracterA�stica principal A� a agilidade.

A tramitaA�A?o do memorando, em qualquer A?rgA?o, deve pautar-se naA�rapidez e na simplicidade de procedimentos burocrA?ticos. Os memorandos eletrA?nicos sA?o documentos digitais utilizados como mecanismo de comunicaA�A?o entre as unidades da instituiA�A?o. Cada memorando eletrA?nico possui uma numeraA�A?o sequencial por unidade, reiniciada a cada ano; alA�m disso, recebe um nA?mero de protocolo e, como qualquer documento cadastrado no SIPAC, pode ser adicionado a processos.

Confira mais sobre o memorando eletrA?nico AQUI.

Confira o Decreto nA? 8.539 AQUI.

*Texto: Cecom/Reitoria.

**Imagens: DTI/IFC.

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