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Velocidade, informatização e processos unificados são alguns dos benefícios do SIG

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Izabel Campos, responsável pelo Setor de Protocolo da Reitoria.

Desde 2013, a Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) do IFC realiza pesquisas e estudos para a implantação de um sistema de gestão que possa atender diversas demandas internas e externas. No mesmo ano, iniciaram as tratativas com a Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) para que fosse firmada uma parceria na troca e adaptação de tecnologia. Foi em abril de 2014 que o Termo de Cooperação entre as instituições foi assinado, com previsão de término em abril de 2017, momento em que o Sistema de Integração de Gestão (SIG) estará definitivamente implantado no IFC. Realize o AUTOCADASTRO.

O SIG é formado por seis sistemas integrados, desenvolvidos pela UFRN, e está em fase de implantação interna, que está sendo realizada pelas equipes de TI do IFC, sob a coordenação da DTI. Compõem o SIG: SIGAA, SIPAC, SIGRH, SIGAdmin, SIGEventos e SIGEleições. Abaixo explicamos melhor as funcionalidades de cada um deles.

O objetivo da parceria é promover a implantação do SIG no IFC, proporcionando aos seus públicos internos um sistema de gestão administrativa e de gerência de dados. Ao todo, foi investido R$1.440.891,00 na cooperação técnica, sendo que o último repasse de verba acontece em fevereiro de 2016.

Segundo Renato Muniz, coordenador de Sistemas do IFC, neste período de implantação e consolidação, foram realizadas sugestões de adequação ao SIG conforme as necessidades do IFC. “Um exemplo foi o desenvolvimento do módulo para o Técnico Integrado, que é uma peculiaridade da nossa instituição. Além disso, temos todo o suporte necessário”, disse. Por meio desta cooperação, o IFC tem acesso ao banco de dados e código-fonte do SIG. “A escolha por este sistema se deu após pesquisas, pelas quais percebemos que o SIG atenderia melhor a realidade do IFC”, completa Muniz.

São diversos os benefícios para a instituição com a implantação do sistema unificado de gestão. Alguns deles são enumerados pelo coordenador de Sistemas:

1) Velocidade: “Ao unificar a informação em ambiente único, temos velocidade na coleta de dados, como o número de alunos, contratos, entre outros, além de mais agilidade nas respostas de auditorias internas e externas”;

2) Procedimentos unificados: “Atualmente, cada unidade realiza os seus processos de uma forma. Com o SIG, precisaremos unificar os processos internos, como o pedido de diárias. Isso também reduz o erro, pois será feito via sistema”;

3) Informatização dos processos: “Na substituição de servidores, os procedimentos estarão no SIG. Assim, a continuidade dos trabalhos não será interrompida. A informatização também reduz a quantidade de papel impresso circulando na instituição”.

Para Izabel Nazaré Campos, responsável pelo Setor de Protocolo da Reitoria, o SIG permitiu a padronização de assuntos de acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). “Antes, os assuntos dos processos não eram padronizados, o que acarretou no retorno de processos enviados a outros órgãos porque o assunto não condizia com o conteúdo do mesmo. Além disso, o sistema é mais moderno, ágil, eficiente e padroniza os documentos”, afirma.

O SIG está sendo implantado na Reitoria e em todos os câmpus do IFC para acesso dos servidores. Para isso, a equipe de TI migra os dados existentes e realiza capacitações com os setores e usuários. “A equipe é formada por TIs da Reitoria e dos câmpus que se revezam na capacitação dos usuários conforme a sua região de atuação”, explica Renato.

Dois sistemas não estavam previstos quando foi assinado o Termo de Cooperação, mas foram implantados devido à necessidade institucional. “O SIGEventos já foi implantado e o SIGEleições está em fase de testes. Este último foi solicitado mediante o Conselho Superior em reunião realizada em março deste ano e deve ser utilizado nas próximas eleições de Consuper, Reitor e Diretor-Geral”, esclarece Muniz.

“Toda mudança gera um certo desconforto aos usuários, mas o SIG é melhor e mais completo pois aplicamos os mesmos termos usados por outras instituições, o que não gera conflito. O sistema permite, ainda, que o usuário acompanhe o processo e receba as atualizações via e-mail”, reforça Izabel.

Este é, atualmente, o projeto mais importante desenvolvido pela DTI. Para que fosse possível sua realização, além dos recursos aplicados no Termo de Cooperação, houve investimentos em infraestrutura física e em recursos humanos. “Os investimentos realizados foram altos e visam, acima de tudo, trazer benefícios permanentes para todo o IFC”, finaliza Renato.

Além das funcionalidades administrativas e de gestão, o SIG disponibiliza portais específicos para os públicos, como alunos, EAD, docentes, comissões, etc. Ainda, permite a criação de fóruns internos para proporcionar o debate e a construção coletiva. Para ter acesso a tudo isso, realize o seu AUTOCADASTRO. Veja como AQUI.

Você tem acesso, ainda, a mais informações e manuais sobre o SIG e seus módulos em http://dti.ifc.edu.br.

Conheça cada um dos sistemas que compõem o SIG:

cronograma-SIGSIGAA (Sistema Integrado de Gestão de Atividade Acadêmica): voltado ao ambiente acadêmico, é composto por 22 módulos. Visa acompanhar o vínculo dos alunos (matrículas, notas e atestados de frequências), informatizar os procedimentos da área acadêmica (submissão e controle de projetos e bolsistas de pesquisa e ensino, submissão e controle de ações de extensão), além de disponibilizar registros e relatórios da produção acadêmica dos docentes, atividades de ensino a distância e um ambiente virtual de aprendizado denominado Turma Virtual.

SIPAC (Sistema Integrado de Gestão de Patrimônio, Administração e Contratos): voltado ao perfil administrativo, é composto por 23 módulos. Oferece uma operação fundamental para gestão das unidades responsáveis pelas finanças, patrimônio e contratos, integrando totalmente a área administrativa, desde a requisição até o controle de orçamento.

SIGRH (Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos): responsável pelos procedimentos de Recursos Humanos, é formado por 22 módulos. Oferta a marcação e alteração de férias, cálculos de aposentadoria, avaliação funcional, dimensionamento de forças de trabalho, controle de frequências, concursos, capacitações, atendimento online, serviços e requerimentos, registros funcionais e relatórios de RH.

SIGAdmin (Sistema Integrado de Gestão da Administração e Comunicação): formado pelas áreas de Administração e Comunicação, é gerenciado pela equipe de TI e pela CECOM. Neste espaço, é realizada a administração e gestão dos 5 sistemas integrados. Gerencia usuários, permissões, unidades, mensagens, notícias, sites e portais, entre outras funcionalidades.

SIGEventos (Sistema Integrado de Gestão de Eventos): é uma ferramenta para a Gestão de Eventos que facilita o desenvolvimento de atividades e produções da comunidade acadêmica. O sistema disponibiliza uma página para cada evento, que poderá trazer informações relevantes, descrição do evento, banner, imagem dos responsáveis e dos patrocinadores, certificado, programação, localização por meio de mapa, identificação dos organizadores, entre outras. O acesso a este sistema será realizado via cadastro na página principal, ou via login e senha para participantes que já têm vínculo com o IFC. O sistema ainda abre espaço para a submissão e distribuição de trabalhos para avaliação, disponibiliza emissão de credenciais e traz suas funcionalidades nas línguas inglesa e espanhola, além do português como idioma oficial.

SIGEleições (Sistema Integrado de Eleições): voltado à realização de eleições em formato online. Está em fase de testes.

Faça o seu AUTOCADASTRO.

A DTI desenvolveu um videoaula para auxiliar no preenchimento do formulário do autocadastro do SIG. Após o preenchimento do formulário, você deve aguardar o recebimento do e-mail de confirmação do autocadastro. Para confirmação, você deve seguir as orientações recebidas no seu e-mail. AUTOCADASTRO AQUI.

Abaixo disponibilizamos os links para acesso ao vídeo explicativo de autocadastro e para tela de início do sistema.

Saiba mais sobre o SIG em http://dti.ifc.edu.br/.

Acesso ao SIG http://sig.ifc.edu.br/admin/login.jsf.

Vídeo Aula.

* Texto e foto: CECOM/Reitoria.

** Imagem: DTI.

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Esta notícia foi editada na quarta-feira, 15 de abril de 2015, às 12:56 pela Coordenação-Geral de Comunicação (Cecom).

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